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„43 Folders“ – Wirklich nichts Neues

Ein Notizbuch, den Kalender oder einen Filofax nimmt man in der Tasche oder im Rucksack mit. Hier etwas über die Zeitplanung am Schreibtisch, im Büro. Wo man viel Platz hat für Aktenordner und eine Ablage.

„43 Folders“ das klingt spannend, fast wie ein Krimi von Hitchcock, und lässt uns raten, was sich dahinter verbirgt. Kurz: Hier wird das Rad nicht neu erfunden, es ist nur eine weitere Idee von Merlin Mann, der auch den Hipster PDA entwickelte.

Schaut man aber genau hin, ist „43 Folders“ nur ein Ausdruck für etwas, das wir in unseren Büros schon lange kennen: Die Wiedervorlage.

Der Name „43 Folders“ erklärt sich so: 43 ist die Summe aus 31 und 12. Also die Tage eines Monats (31) plus die Monate eines Jahres (12). Genau so, wie man eine ganz herkömmliche Wiedervorlage im Büro strukturiert.

Jetzt die Idee von Merlin Mann: Du nimmst 31 Hängeordner, Notizhüllen oder Akten, die sind als Tagesplaner gedacht. Dazu kommen 12 weitere Ordner gleicher Bauweise, mit denen planst du den Monat. Macht zusammen 43, also „43 Folders“ für jeden Tag des Monats und alle Monate des Jahres.

Und schon kann’s losgehen

Die Vorgehensweise stammt von David Allen, dem Erfinder von „Getting Things Done“. Grundsätzlich empfiehlt GTD, jede Idee schriftlich festzuhalten und alle Notizen in einer „Inbox“ zu sammeln, bevor du sie auf die Tages- und Monatsordner verteilst.

Was neu reinkommt, steckst du in einen Tages- oder Monatsordner, je nach dem. Termine und Aufgaben für die nächsten 31 Tage steckst du in den Tagesordner. Was später wichtig wird, kommt in den entsprechenden Monatsordner. 

In die Tagesordner steckst du also alles, was du an dem Tag des aktuellen Monats brauchst. Notizen, Fotokopien, Fahrkarten, sofern du noch mit Tickets aus Papier verreisen möchtest.

Jeden Tag ziehst du diese Mappe heraus, leerst sie auf den Schreibtisch und steckst sie hinter den letzten Tages- oder Monatsordner. So steht immer der nächste fällige Ordner ganz vorne.

Jeden Tag öffnest du den Tagesordner und kümmerst dich um alles, was darin steckt. Am Ende des Tages steckst du den Tagesordner ganz hinten ein. Ähnlich wie die Monatsmappen: Du öffnest sie am Ersten des Monats und verteilst den Inhalt auf die Tagesordner.

Wenn du einen Tagesordner vergisst oder mehrere Ordner wegen eines Urlaubs nicht geleert hast, holst du das am nächsten Tag am Schreibtisch einfach nach.

Nichts Neues, nichts Besonderes, diese „43 Folders“, oder?

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Schon mal vom Hipster PDA gehört?

Hipster PDA
Dieser Hipster PDA wurde mit Notizpapier für den Filofax gebastelt

Was sind Hipster, und wer erinnert sich noch an den PDA? Das war ein Personal Digital Assistant, also ein Taschen-Computer für Termine, Adressen und Aufgaben, der so ab 2010 vom Smartphone und Tablet verdrängt wurde.

Das Wort Hipster bezeichnet eine männliche Subkultur mit Vollbart, Hornbrille und auf keinen Fall zum Mainstream gehörend.

Darauf geht der Hipster PDA zurück, und auch so kannst du ein Zeitplanbuch führen: Du nimmst einen Stapel aus A6-Karteikarten und eine Foldback-Klammer, auch Vielzweckklemme genannt. Dazu einen Stift – fertig.

Anfangs als Witz belächelt, stieß der Hipster PDA ganz unerwartet auf zahlreiche Anhänger und Resonanz im Netz. Die Gründe: Supereinfach, leicht und spottbillig. Akkus braucht man auch nicht, und keiner würde ihn klauen.

Erfunden wurde der Hipster PDA von Merlin Dean Mann III (geb. 1966) einem amerikanischen Autor und Blogger, dem auch die Abkürzung „Parietal Disgorgement Aid“ zugeschrieben wird. Ein seltsamer Ausdruck, der selbst bei US-Muttersprachlern ein gewisses Unverständnis auslöst.

Aber nun zur Praxis des Hipster PDA. Alles Wichtige wird auf farbige Karten notiert und nach individuellen Kategorien sortiert, darunter Termine, Einkaufs- und Anruflisten oder interessante Websites. Kurz: Was immer für dich wichtig ist.

In den Kartenstapel kann man auch eine Plastikhülle klemmen, um Quittungen oder Visitenkarten zu sammeln. Aber das ist ja das Schöne: Der Hipster PDA ist nur so groß oder klein, wie der Besitzer es will. Also keine feste Größe wie ein Moleskine oder Filofax.

Die Ordnung lehnt sich bei vielen Anwendern an das Verfahren „Getting Things Done“ von David Allen an. Der empfahl ja, alles schriftlich festzuhalten, die Notizen an einem Ort zu sammeln und daraus einen Plan für den Tag und die Woche abzuleiten.

Das einzige, was so ein Hipster PDA vom Benutzer verlangt, ist etwas Disziplin. Aber die ist der Schlüssel zu jedem Planungs-Tool, ob elektronisch oder auf Papier.

 

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Eisenhower oder Getting Things Done

In der Literatur über effizientes Zeit-Management dürfen zwei Methoden nicht fehlen:

  • Getting Things Done
  • Das Eisenhower Prinzip

Beiden ist gemeinsam, dass sie vor dem Einzug der Computer entwickelt wurden. Das heißt: Den Autoren war die Kommunikation mit E-Mail und Videokonferenz noch nicht bekannt. Beide gehen davon aus, dass die gesamte Büroarbeit mit Papier erledigt wird. Auch die Zeitersparnis durch das Telefon war damals noch kein gängiger Standard.

Trotzdem kann man von beiden Methoden etwas lernen, darunter die Einordnung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Eile (Eisenhower) oder die schnelle Erledigung von kurzen Aufgaben (Getting Things Done).

Hier die beiden Methoden in Kürze:

Getting Things Done (GTD) stammt von dem amerikanischen Autor und Coach David Allen (geb. 1945). Schon das Grundprinzip zeigt die Schwäche in der heutigen Zeit:

  • Sammele alles an einem Ort, was wichtig werden könnte, und entscheide, ob du etwas damit tun musst oder willst. Sehr schwierig an einem Arbeitsplatz, an dem rund um die Uhr E-Mails einlaufen oder wo das Telefon keine Ruhe gibt.
  • Führe mehrere Listen mit Aufgaben und Projekten, die besonders wichtig sind. Klingt gut, aber wie geht man mit Telefon und Kundenanfragen um?
  • Ihre Gültigkeit hat vielleicht nur die 2-Minuten-Regel behalten: Dauert etwas weniger als 2 Minuten, dann erledige es sofort.

Und nun zu Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969), General der US Army und 34. Präsident der USA. Er unterteilte alles, was zu erledigen war, nach zwei Kriterien: Dringend oder wichtig, und in welcher Kombination?

  • Was dringend und wichtig ist, ist sofort zu erledigen. Punkt. Vielleicht am besten morgens, solange man aufmerksam und frisch ist.
  • Wichtig und nicht dringend lässt sich auf einen späteren Termin legen oder aufschieben.
  • Dringend, aber nicht wichtig. Als General und Präsident konnte Eisenhower diese Dinge delegieren. Wenn du das nicht kannst, solltest du diese Aufgaben zusammenfassen und an einem Stück durcharbeiten.
  • Nicht wichtig, nicht dringend. Diese Aufgaben darfst du getrost abhaken oder vergessen.

Zu seinen Aufgaben soll Eisenhower selbst gesagt haben: „Die dringenden Dinge sind selten wichtig, und die wichtigen Dinge sind selten dringend.“

Zusammengefasst:

– Wichtig und dringend – Sofort erledigen!

– Wichtig, aber nicht dringend – Im Auge behalten

– Dringend, aber nicht wichtig – Sammeln und an einem Stück erledigen

– Nicht wichtig, nicht dringend – Vergessen.

Und dann noch einmal die Regel von GTD: „Dauert etwas weniger als 2 Minuten, dann erledige es sofort.

 

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