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„43 Folders“ – Wirklich nichts Neues

Ein Notizbuch, den Kalender oder einen Filofax nimmt man in der Tasche oder im Rucksack mit. Hier etwas über die Zeitplanung am Schreibtisch, im Büro. Wo man viel Platz hat für Aktenordner und eine Ablage.

„43 Folders“ das klingt spannend, fast wie ein Krimi von Hitchcock, und lässt uns raten, was sich dahinter verbirgt. Kurz: Hier wird das Rad nicht neu erfunden, es ist nur eine weitere Idee von Merlin Mann, der auch den Hipster PDA entwickelte.

Schaut man aber genau hin, ist „43 Folders“ nur ein Ausdruck für etwas, das wir in unseren Büros schon lange kennen: Die Wiedervorlage.

Der Name „43 Folders“ erklärt sich so: 43 ist die Summe aus 31 und 12. Also die Tage eines Monats (31) plus die Monate eines Jahres (12). Genau so, wie man eine ganz herkömmliche Wiedervorlage im Büro strukturiert.

Jetzt die Idee von Merlin Mann: Du nimmst 31 Hängeordner, Notizhüllen oder Akten, die sind als Tagesplaner gedacht. Dazu kommen 12 weitere Ordner gleicher Bauweise, mit denen planst du den Monat. Macht zusammen 43, also „43 Folders“ für jeden Tag des Monats und alle Monate des Jahres.

Und schon kann’s losgehen

Die Vorgehensweise stammt von David Allen, dem Erfinder von „Getting Things Done“. Grundsätzlich empfiehlt GTD, jede Idee schriftlich festzuhalten und alle Notizen in einer „Inbox“ zu sammeln, bevor du sie auf die Tages- und Monatsordner verteilst.

Was neu reinkommt, steckst du in einen Tages- oder Monatsordner, je nach dem. Termine und Aufgaben für die nächsten 31 Tage steckst du in den Tagesordner. Was später wichtig wird, kommt in den entsprechenden Monatsordner. 

In die Tagesordner steckst du also alles, was du an dem Tag des aktuellen Monats brauchst. Notizen, Fotokopien, Fahrkarten, sofern du noch mit Tickets aus Papier verreisen möchtest.

Jeden Tag ziehst du diese Mappe heraus, leerst sie auf den Schreibtisch und steckst sie hinter den letzten Tages- oder Monatsordner. So steht immer der nächste fällige Ordner ganz vorne.

Jeden Tag öffnest du den Tagesordner und kümmerst dich um alles, was darin steckt. Am Ende des Tages steckst du den Tagesordner ganz hinten ein. Ähnlich wie die Monatsmappen: Du öffnest sie am Ersten des Monats und verteilst den Inhalt auf die Tagesordner.

Wenn du einen Tagesordner vergisst oder mehrere Ordner wegen eines Urlaubs nicht geleert hast, holst du das am nächsten Tag am Schreibtisch einfach nach.

Nichts Neues, nichts Besonderes, diese „43 Folders“, oder?

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