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Überzeugend, da einfach: Die 5×3-Methode

Der Erfinder der 5×3 Methode hat auch die Zeitplaner X17 und X47 entwickelt. Foto (1): X17

Der Unternehmer Matthias Büttner aus Saarbrücken, der auch die Terminplaner X17 und X47 entwickelt hat, ist der Schöpfer der 5×3-Regel. Sie lautet: „Notiere an 5 Werktagen die jeweils 3 wichtigsten Aufgaben!“ 

Daraus folgt:

  • Erledige zuerst diese drei Aufgaben
  • Halte das an den fünf Werktagen der Woche durch
  • Hake jede Aufgabe ab, sobald sie erledigt ist
  • Notiere alles, auch Telefon- und Gesprächs-Notizen, in ein Planungsbuch
  • Archiviere das Buch – es bleibt ein wertvolles Zeitdokument!

Notieren, erledigen, abhaken 

Wie kannst du viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen? Sie kommen von allen Seiten – Meetings, Mails, Anrufe, eigene Ideen, Fristen. Aber vieles wird nach einem chaotischen System erledigt:

  • Was schnell erledigt werden kann, wird bevorzugt
  • Aufgaben, die Spaß bringen, werden vorgezogen
  • Dringende Aufgaben werden wichtigen Aufgaben vorgezogen

Hier setzt das Zeit-Management an. Doch warum empfiehlt Matthias Büttner Papier statt Smartphone? Ein Handy oder Tablet hat man ständig dabei, und es ist voller Ablenkungen und Infos. Grundsätzlich ist auch eine Notiz im Smartphone besser als keine Notiz.

Für das Zeit-Management auf einem Blatt Papier gibt es mehrere Gründe: 

• Mit Papier verlässt du die Welt der Elektronik und bekommst Abstand, der zur Klarheit führt

• Handschrift verstärkt die Gewohnheit, vieles aufzuschreiben

• Geschriebenes bleibt länger präsent und verbindlicher als getippte Worte

Sobald eine Aufgabe erledigt ist, solltest du sie abhaken oder durchstreichen. Je intensiver du diesen Augenblick erlebst und genießen kannst, desto größer die Motivation für die Zukunft.

Ganz wichtig ist auch das Papierformat: DIN A4 ist gut für Meetings, DIN A5 ist sehr beliebt, A6 für die kleine Tasche und das Format DIN A5 Quer liegt platzsparend vor der Tastatur. 

 

Über Matthias Büttner

Der Autor wurde 1964 bei Lübeck geboren und studierte nach einer Banklehre in Saarbrücken. Danach berufliche Stationen in Marketing und Consulting.

Noch bevor das Internet uns allen zugängig war, suchte Büttner nach schriftlichen Verfahren zur Planung des privaten und Berufslebens. Schon im Studium entstand die Idee, Notizhefte mit einem Federmechanismus in eine Hülle zu klemmen. Das führte 2006 zu dem X47-Terminplaner und der Schwesterfirma X17.

2008 erschien die erste Auflage des Buches „Zeit optimal nutzen“ von Matthias Büttner. 2015 entwickelte Büttner das Konzept und Buch der „Die 5×3 Methode“, gefolgt von weiteren Titeln wie 

  • „Die ICH-Strategie – Wo will ich hin“
  • „Das ICH-Management – Wie erreiche ich meine Ziele?“
  • „Die THINK!-Methode – Die Chance zur Änderung Ihres Verhaltens“.

 

Weitere Infos:

www.5×3-methode.com

www.x17.de

www.x47.com

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Filofax Methoden Smartphone

Papier vs. Elektronik: 28 Thesen

Beim Zeit-Management steht man noch immer vor der Entscheidung: Notebook oder Notizbuch, Elektronik oder Papier? Hier einige Anregungen, um das Beste aus beiden Welten zu erhalten.

Vorteile eines Zeitplanbuches

  • Auf Papier lassen sich komplexe Strukturen und Zusammenhänge einfacher skizzieren
  • Ein Zeitplanbuch lässt Individualität, Stil und Kreativität zu
  • Notizen per Hand filtern das Entscheidende heraus
  • Private Gedanken vertraut man lieber einem Papier an
  • Optimal, um schnelle Notizen festzuhalten
  • Das Blättern im Zeitplanbuch ist bequemer
  • Was man auf Papier liest, wird besser behalten
  • Papier braucht keinen Strom
  • Papierplaner sind robuster, dürfen auch mal runterfallen
  • Ein Zeitplanbuch ist preisgünstig
  • Erhältlich in Papierformaten von Mini bis DIN-A4
  • Unbegrenzte Archivierung

Nachteile eines Zeitplanbuches

  • Wiederkehrende Termine müssen manuell eingegeben werden
  • Jeder kann in einem fremden Zeitplanbuch lesen
  • Wer sein Zeitplanbuch verliert, verliert alle Aufzeichnungen

 

Vorteile elektronischer Geräte

  • Notizbuch-Apps verarbeiten Audio, Bilder und Videos
  • Kommunikation über E-Mail und Social Media
  • Synchronisation über die Cloud
  • Smartphones und Tablets haben hochwertige Kameras
  • Wozu mehrere Geräte, wenn man das Smartphone/Tablet immer dabei hat?
  • Apps lassen sich schnell nach Begriffen durchsuchen
  • Apps erinnern mit einem Alarm an Termine
  • Wiederkehrende Termine (Geburtstage, Feiertage) werden automatisch angezeigt
  • Inhalte lassen sich durch Passwort oder Fingerabdruck sichern
  • Zugriff auf Tausende von Apps

 

Nachteile elektronischer Geräte

  • Abhängig von Strom
  • Empfindlicher als ein Zeitplanbuch
  • Kostspielig in der Anschaffung

Das Fazit: Beide Systeme haben einzigartige Vorzüge. Dies sollte dazu führen, dass man beide verwendet. Vielleicht dazu der Autor selbst:

„Wie fast jeder heute, habe ich mein Smartphone überall dabei. Damit kann ich über Telefon, Mail oder WhatsApp kommunizieren, Fotos aufnehmen und alle Infos abrufen, die ich am Schreibtisch ins MacBook eingegeben habe. 

Im Büro bleibt mein Filofax, mit dem ich Projekte und Details plane. Der Vorteil: Überholte Inhalte kann ich entweder wegwerfen oder in einem separaten Filofax archivieren.

Manchmal habe ich den Filofax auch unterwegs dabei und kann in Ruhe durchlesen, wo ich stehe und was in Zukunft wichtig werden kann.“

 

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„43 Folders“ – Wirklich nichts Neues

Ein Notizbuch, den Kalender oder einen Filofax nimmt man in der Tasche oder im Rucksack mit. Hier etwas über die Zeitplanung am Schreibtisch, im Büro. Wo man viel Platz hat für Aktenordner und eine Ablage.

„43 Folders“ das klingt spannend, fast wie ein Krimi von Hitchcock, und lässt uns raten, was sich dahinter verbirgt. Kurz: Hier wird das Rad nicht neu erfunden, es ist nur eine weitere Idee von Merlin Mann, der auch den Hipster PDA entwickelte.

Schaut man aber genau hin, ist „43 Folders“ nur ein Ausdruck für etwas, das wir in unseren Büros schon lange kennen: Die Wiedervorlage.

Der Name „43 Folders“ erklärt sich so: 43 ist die Summe aus 31 und 12. Also die Tage eines Monats (31) plus die Monate eines Jahres (12). Genau so, wie man eine ganz herkömmliche Wiedervorlage im Büro strukturiert.

Jetzt die Idee von Merlin Mann: Du nimmst 31 Hängeordner, Notizhüllen oder Akten, die sind als Tagesplaner gedacht. Dazu kommen 12 weitere Ordner gleicher Bauweise, mit denen planst du den Monat. Macht zusammen 43, also „43 Folders“ für jeden Tag des Monats und alle Monate des Jahres.

Und schon kann’s losgehen

Die Vorgehensweise stammt von David Allen, dem Erfinder von „Getting Things Done“. Grundsätzlich empfiehlt GTD, jede Idee schriftlich festzuhalten und alle Notizen in einer „Inbox“ zu sammeln, bevor du sie auf die Tages- und Monatsordner verteilst.

Was neu reinkommt, steckst du in einen Tages- oder Monatsordner, je nach dem. Termine und Aufgaben für die nächsten 31 Tage steckst du in den Tagesordner. Was später wichtig wird, kommt in den entsprechenden Monatsordner. 

In die Tagesordner steckst du also alles, was du an dem Tag des aktuellen Monats brauchst. Notizen, Fotokopien, Fahrkarten, sofern du noch mit Tickets aus Papier verreisen möchtest.

Jeden Tag ziehst du diese Mappe heraus, leerst sie auf den Schreibtisch und steckst sie hinter den letzten Tages- oder Monatsordner. So steht immer der nächste fällige Ordner ganz vorne.

Jeden Tag öffnest du den Tagesordner und kümmerst dich um alles, was darin steckt. Am Ende des Tages steckst du den Tagesordner ganz hinten ein. Ähnlich wie die Monatsmappen: Du öffnest sie am Ersten des Monats und verteilst den Inhalt auf die Tagesordner.

Wenn du einen Tagesordner vergisst oder mehrere Ordner wegen eines Urlaubs nicht geleert hast, holst du das am nächsten Tag am Schreibtisch einfach nach.

Nichts Neues, nichts Besonderes, diese „43 Folders“, oder?

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Schon mal vom Hipster PDA gehört?

Hipster PDA
Dieser Hipster PDA wurde mit Notizpapier für den Filofax gebastelt

Was sind Hipster, und wer erinnert sich noch an den PDA? Das war ein Personal Digital Assistant, also ein Taschen-Computer für Termine, Adressen und Aufgaben, der so ab 2010 vom Smartphone und Tablet verdrängt wurde.

Das Wort Hipster bezeichnet eine männliche Subkultur mit Vollbart, Hornbrille und auf keinen Fall zum Mainstream gehörend.

Darauf geht der Hipster PDA zurück, und auch so kannst du ein Zeitplanbuch führen: Du nimmst einen Stapel aus A6-Karteikarten und eine Foldback-Klammer, auch Vielzweckklemme genannt. Dazu einen Stift – fertig.

Anfangs als Witz belächelt, stieß der Hipster PDA ganz unerwartet auf zahlreiche Anhänger und Resonanz im Netz. Die Gründe: Supereinfach, leicht und spottbillig. Akkus braucht man auch nicht, und keiner würde ihn klauen.

Erfunden wurde der Hipster PDA von Merlin Dean Mann III (geb. 1966) einem amerikanischen Autor und Blogger, dem auch die Abkürzung „Parietal Disgorgement Aid“ zugeschrieben wird. Ein seltsamer Ausdruck, der selbst bei US-Muttersprachlern ein gewisses Unverständnis auslöst.

Aber nun zur Praxis des Hipster PDA. Alles Wichtige wird auf farbige Karten notiert und nach individuellen Kategorien sortiert, darunter Termine, Einkaufs- und Anruflisten oder interessante Websites. Kurz: Was immer für dich wichtig ist.

In den Kartenstapel kann man auch eine Plastikhülle klemmen, um Quittungen oder Visitenkarten zu sammeln. Aber das ist ja das Schöne: Der Hipster PDA ist nur so groß oder klein, wie der Besitzer es will. Also keine feste Größe wie ein Moleskine oder Filofax.

Die Ordnung lehnt sich bei vielen Anwendern an das Verfahren „Getting Things Done“ von David Allen an. Der empfahl ja, alles schriftlich festzuhalten, die Notizen an einem Ort zu sammeln und daraus einen Plan für den Tag und die Woche abzuleiten.

Das einzige, was so ein Hipster PDA vom Benutzer verlangt, ist etwas Disziplin. Aber die ist der Schlüssel zu jedem Planungs-Tool, ob elektronisch oder auf Papier.

 

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Kreatives Schreiben Methoden

Mit Bullet Points überzeugen

Fasse dich kurz! Es ist keine Kunst, lange Sätze zu schreiben. Nur: Die meisten Leser nehmen sich keine Zeit dafür. Du musst schon etwas nachdenken, damit ein kurzer Satz prägnant wird.

Dem amerikanischen Journalist und Verleger Joseph Pulitzer wird dieser Satz zugeschrieben:

  • Schreibe kurz – und sie werden es lesen.
  • Schreibe klar – und sie werden es verstehen.
  • Schreibe bildhaft – und sie werden es behalten.

In amerikanischen Business Writing findet man immer häufiger diese „Bullet Points“. Sie sind eine Aufzählung von Argumenten, jedes ist durch einen fetten Punkt markiert.

Die englische Vokabel „Bullet“ steht für eine Patrone, mit der sich ganze Salven von scharfen Schüssen abfeuern lassen. Damit kannst auch du deine Texte anreichern – und darauf warten, dass deine Schüsse ins Schwarze treffen.

Mit Bullet Points kannst du Listen, Anleitungen oder eine Zusammenfassung besser rüberbringen. Dazu folgende Tipps:

  • Markiere das wichtigste Wort, z.B. mit Fettschrift oder Unterstreichung.
  • Deine Bullet Points sollten einen gleichmäßige Struktur aufweisen, z.B. ein Verb oder eine Frage enthalten.
  • Wenn du Fragezeichen verwendest, sollten alle Bullets damit enden.

Wenn du zu viele Bullet Points hast, mache separate Listen daraus. Dein Text liest sich danach viel flüssiger.

  • Vollständige Sätze sollten mit einem Punkt enden, Phrasen der Fragmente ohne Punkt
  • Vermeide Worte wie „zweitens“ oder „ein weiteres Argument“, sie verlangsamen deinen Text.
  • Achte auf die Reihenfolge deiner Bullet Points, sie sollte schlüssig sein.

Aber was hast du als Schreiber und deine Leser als Adressaten vom Bullet Pointing? 

  • Du wirst feststellen, dass deine Texte kürzer und knapper werden. 
  • Du musst nicht mehr über Nebensätze und Satzstruktur nachdenken.
  • Deine Leser verstehen viel schneller, was du ihnen vermitteln willst.

Vielleicht meinst du jetzt, Bullet Points sind eine Wunderwaffe für alle Zwecke. Leider nein! 

Das Bulletpointing stammt aus dem Geschäftsleben, wo alles schnell gehen muss. Für Gefühle ist da wenig Platz.  Für dich gilt daher: Bei sensiblen Themen solltest du Bullet Points vermeiden, denn sie verkörpern Effizienz, aber keine menschliche Wärme.

Wenn du aber eine Message hast, die schnell verstanden werden soll, dann schreibe wie Pulitzer. Und verwende Bullet Points. Viel Erfolg dabei!

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Kreatives Schreiben Methoden

Nichts mehr vergessen

So viele Einfälle und Ideen gehen einfach unter, solange sie nur in deinem Kopf sind. Vielleicht sollte ich dir von einer Gründerin aus meinem Umfeld erzählen. Sie brachte die besten Voraussetzungen für ein erfolgreiches Business mit: Fundiertes Wissen, seriöses Auftreten und soziale Kompetenz. 

Fast täglich führte sie Gespräche mit potenziellen Geschäftspartnern, es ging um tolle gemeinsame Projekte, und sie stieß mit ihrem Schwung und Können auf Begeisterung.

Nur: Sie hielt keine der Besprechungen schriftlich fest. Eine simple Notiz auf einem Blatt Papier hätte genügt: Mit wem über was gesprochen, und wie verblieben?

Ohne schriftliche Basis betrieb sie ihr Business wie Vollgas im Leerlauf. Die Frau verlor die Übersicht, setzte kaum neue Projekte um, hielt sich mit kleinen Dingen über Wasser, da eine Grundlage für langfristige und lukrative Geschäfte nicht vorhanden war.

Was kannst du gegen das Vergessen tun?

  • Du schreibst, was dir einfällt, in ein Notizbuch mit leeren Seiten
  • Du kaufst ein strukturiertes Notizbuch mit festen Rubriken, die täglich auszufüllen sind
  • Du erstellst ein Bullet Journal als Kalender, Notizbuch oder Ideen-Pool

Ganz wichtig: Du bist nicht in der Schule, wo Rechtschreibung und Stil benotet werden. Du schreibst nur für dich selbst, also feile nicht zu pedantisch lange an der perfekten Formuierung.

Mit dem Schreiben bist du auch kein exotischer Spinner: Seit das private Schreiben in Mode gekommen ist, stiegen die Verkäufe herkömmlicher Schreibwaren spürbar an. Allein in den USA wurde 2018 ein Zuwachs von 18 % bei Notizbüchern gegenüber dem Vorjahr verzeichnet.

Oder lieber digital?

Und jetzt die Grundsatzfrage: Mit Stift und Papier oder am Computer? Einen PC, ein Tablet oder Smartphone hat fast jeder, und Papierwaren gibt’s für wenig Geld. Daran liegt es also nicht.

Jeder sollte jeder selbst entscheiden, da beides seine Vorteile bietet. Wer mit der Hand schreibt, arbeitet konzentrierter. Wichtig ist, es überhaupt zu tun. Wer lieber ins Smartphone oder Tablet tippt, sollte dies ebenfalls tun. 

Hauptsache, du kommst zum Nachdenken – über dich selbst, dein Leben, deine Zukunft. Der Rest ergibt sich.

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Wie dir ein Bullet Journal hilft


Ein Bullet Journal verspricht sehr viel, aber kann es das auch wirklich halten? Geht es nach dem Designer Ryder Carroll, der diese Art von Notizbuch erfand, ermöglicht ein Bullet Journal deine Zeitplanung und kombiniert sie mit Erinnerungen, Listen und Ideen. 

Das Wort setzt sich zusammen aus „Bullet“, das ist ein Gliederungspunkt in einer Liste, und „Journal“, der aktuelle Begriff für ein Tagebuch oder eine schriftliche Sammlung von Inhalten. Von den Anwendern wird auch gerne die Abkürzung „BuJo“ verwendet.

Für ein Bullet Journal brauchst du nur ein leeres Notizbuch, am besten in DIN A5, mehrere Stifte und ein Lineal. Du kriegst aber auch halbfertige Bullet Journals zu kaufen, auch sie haben zumeist das gleiche, bewährte Format.

Und nun überlegst du dir, was dein Bullet Journal alles enthalten sollte. Vielleicht einen Terminkalender, ein paar Fotos, Listen für den nächsten Urlaub oder deine nächsten Bücher. Du siehst, der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt, dein Bullet Journal wird ganz individuell und einmalig.

Aber es braucht auch eine Struktur. Dazu solltest du die Seiten nummerieren. Halte die ersten Seiten des Notizbuches frei für ein Inhaltsverzeichnis. Dort trägst du ein, was in deinem Buch drinsteht. Du kannst auch Symbole verwenden, wie für wichtige, erledigte oder aufgeschobene Dinge oder einen Termin.

Eine ganz wichtige Seite ist der „Future Log“, eine Sammlung von Einträgen über künftige Ereignisse und Aufgaben. Hier alles reinschreiben, was die Zukunft dir bringen könnte, geordnet wird später. Genauso verfährst du mit dem „Monthly Log“ und „Daily Log“.

Und hier die Nachteile des Bullet Journal: 

  • Du musst die Struktur selbst erfinden und gestalten. Für ein Zeitplanbuch findest du Kalender mit vielen Einteilungen, wie ein Monat, eine Woche oder ein Tag auf einer oder zwei Seiten. Dazu kriegst du jede Menge Blätter mit oder ohne Lineatur, Formblätter oder Register. Im Bullet Journal musst du deine Kalender selbst gestalten, mit Stiften in mehreren Farben und einem Lineal. Das muss nicht unbedingt besser werden als ein fertig gekaufter Jahreskalender.
  • Und was passiert, wenn du eine Liste abgearbeitet hast? Im Notizbuch bleibt eine Seite mit durchgestrichenen Worten, beim Zeitplaner wirfst du diese Liste einfach weg, sie stört dich nie wieder.
  • Wie hilfst du dir, wenn du immer mehr geschrieben hast, aber du weißt nicht mehr, wohin mit all den Notizen? Ein zweites Notizbuch eröffnen? Ganz von vorne beginnen? Ein Zeitplaner ist hier viel flexibler.

Das Fazit: Ein Bullet Journal bringt dir nicht viel mehr als ein herkömmlicher Zeitplaner. Den kannst du auch individuell bestücken, aber er bietet mehr Optionen, sobald du immer mehr notiert hast.

Ein Lesetipp: Das Buch von Ryder Carroll heißt Die Bullet-Journal-Methode: Verstehe deine Vergangenheit, ordne deine Gegenwart, gestalte deine Zukunft“. Du kannst es hier bestellen:

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Mindmapping: Deine Gedanken als Bild

Mindmapping ist eine visuelle Methode, um den Zusammenhang von Gedanken und Ideen zu einem zentralen Thema abzubilden. Das Verfahren kann an der Schule oder Universität, im Arbeitsalltag oder privaten Bereich angewandt werden.

Mindmapping basiert auf Studien der Gehirnforschung in den 1970ern und wurde von den britischen Psychologen Tony Buzan und Peter Russell entwickelt. Ergiebige Einsatzgebiete des Mindmapping sind Planung und Strategie, Problemanalysen oder die Vorbereitung von Präsentationen und Referaten.

Eine fertig ausgearbeitete Mindmap ähnelt einem Baum. Der Stamm entspricht dem zentralen Thema, von dem mehrere Äste abzweigen, die Unterbegriffe um das zentrale Thema. Von diesen Ästen können weitere Zweige abgehen, bestehend aus Schlüsselworten oder Teilaufgaben eines Gesamtprojektes. Die Mindmap wird also vom Großen zum Kleinen oder vom Allgemeinen zum Detail gezeichnet.

Um eine Mindmap zu zeichen, benötigt man mehrere Stifte und ein Blatt Papier, am häufigsten in DIN A4. Natürlich kann man auch ein Flipchart oder Apps für einen Computer oder Tablet verwenden.

Es hat sich bewährt, für die Beschriftung nur Verben, Substantive oder Adjektive zu verwenden, nicht aber Füllwörter und ganze Sätze. Beim Schreiben darf man festhalten, was einem gerade in den Sinn kommt. Hauptsache, eine Idee wird festgehalten. Wegstreichen kann man sie später immer noch, aber auch mit anderen Ästen verknüpfen oder in den Vordergrund stellen.

Wer will, kann die Gedankenflut mit verschiedenen Farben differenzieren. Erst später werden die Informationen und Ideen sortiert, gestrichen oder priorisiert. Eine Mindmap kannst du so lange umgestalten, bis du mit der endgültigen Form zufrieden bist.

Das Tolle am Mindmapping ist die Freisetzung der eigenen Kreativität. Schreib einfach alles auf, und du wirst sehen, wie du dich von von starren Denkprozessen entfernst. Du musst keine Regeln einhalten, sondern einfach nur festhalten, was wichtig sein könnte.

Was so einfach und intuitiv klingt, hat einen streng wissenschaftlichen Hintergrund. Der britische Psychologe Tony Buzan führte das Mindmapping in den 1970er Jahren ein. Es beruht auf der Erkenntnis, dass Kreativität kein linearer Prozess ist, sondern eher sprunghaft mehrere Gedanken verknüpft oder austauscht. 

Mindmaps sind jedoch keine Universalwaffe für alle Aufgaben, vor allem bei zu komplexen Themen, die damit zu stark verkürzt oder vereinfacht würden.

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Methoden

Eisenhower oder Getting Things Done

In der Literatur über effizientes Zeit-Management dürfen zwei Methoden nicht fehlen:

  • Getting Things Done
  • Das Eisenhower Prinzip

Beiden ist gemeinsam, dass sie vor dem Einzug der Computer entwickelt wurden. Das heißt: Den Autoren war die Kommunikation mit E-Mail und Videokonferenz noch nicht bekannt. Beide gehen davon aus, dass die gesamte Büroarbeit mit Papier erledigt wird. Auch die Zeitersparnis durch das Telefon war damals noch kein gängiger Standard.

Trotzdem kann man von beiden Methoden etwas lernen, darunter die Einordnung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Eile (Eisenhower) oder die schnelle Erledigung von kurzen Aufgaben (Getting Things Done).

Hier die beiden Methoden in Kürze:

Getting Things Done (GTD) stammt von dem amerikanischen Autor und Coach David Allen (geb. 1945). Schon das Grundprinzip zeigt die Schwäche in der heutigen Zeit:

  • Sammele alles an einem Ort, was wichtig werden könnte, und entscheide, ob du etwas damit tun musst oder willst. Sehr schwierig an einem Arbeitsplatz, an dem rund um die Uhr E-Mails einlaufen oder wo das Telefon keine Ruhe gibt.
  • Führe mehrere Listen mit Aufgaben und Projekten, die besonders wichtig sind. Klingt gut, aber wie geht man mit Telefon und Kundenanfragen um?
  • Ihre Gültigkeit hat vielleicht nur die 2-Minuten-Regel behalten: Dauert etwas weniger als 2 Minuten, dann erledige es sofort.

Und nun zu Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969), General der US Army und 34. Präsident der USA. Er unterteilte alles, was zu erledigen war, nach zwei Kriterien: Dringend oder wichtig, und in welcher Kombination?

  • Was dringend und wichtig ist, ist sofort zu erledigen. Punkt. Vielleicht am besten morgens, solange man aufmerksam und frisch ist.
  • Wichtig und nicht dringend lässt sich auf einen späteren Termin legen oder aufschieben.
  • Dringend, aber nicht wichtig. Als General und Präsident konnte Eisenhower diese Dinge delegieren. Wenn du das nicht kannst, solltest du diese Aufgaben zusammenfassen und an einem Stück durcharbeiten.
  • Nicht wichtig, nicht dringend. Diese Aufgaben darfst du getrost abhaken oder vergessen.

Zu seinen Aufgaben soll Eisenhower selbst gesagt haben: „Die dringenden Dinge sind selten wichtig, und die wichtigen Dinge sind selten dringend.“

Zusammengefasst:

– Wichtig und dringend – Sofort erledigen!

– Wichtig, aber nicht dringend – Im Auge behalten

– Dringend, aber nicht wichtig – Sammeln und an einem Stück erledigen

– Nicht wichtig, nicht dringend – Vergessen.

Und dann noch einmal die Regel von GTD: „Dauert etwas weniger als 2 Minuten, dann erledige es sofort.

 

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